Administrative Assistant - Travel Planning

  • Rivière-du-Loup, Quebec, Canada
  • English
  • Full-time
  • Accounting, Finance and Administration
  • IEG-051E

Please note that this position is based in Rivière-du-Loup (Québec, Canada), therefore the job posting is written in French.

Toute grande entreprise a besoin de personnes clés qui, par leurs actions concrètes, savent faire la différence au sein de l’organisation. Vous recherchez un rôle qui sort de l’ordinaire, où vous serez impliqué dans le processus administratif des déplacements d’affaires de notre Groupe?

Nous sommes à la recherche d’un Adjoint administratif pour Premier Tech Systèmes Automatisés qui saura organiser et planifier les déplacements d’affaires partout à travers le monde pour nos différentes équipes — le tout, d’une main de maître!

Si vous êtes une personne qui n’a pas peur du changement et qui se sent d’attaque pour travailler avec différents collaborateurs, vous deviendrez rapidement indispensable pour nous!

Voici le défi que l’on vous propose :

  • En collaboration avec les différentes équipes, vous établirez et organiserez la mise en place d’un processus de gestion efficace des déplacements, tout en respectant l’approche de Premier Tech en la matière;
  • Vous agirez comme personne-ressource pour notre Groupe afin d’effectuer les réservations associées aux déplacements (aériens et terrestres) : billets d’avion, passes de vol, hôtels, plans de voyage, location de voiture, covoiturage, chauffeurs, etc.;
  • Puisque nos équipiers et nos clients sont présents partout sur la planète, la coordination des déplacements occupera une place importante dans votre quotidien. Cela signifie parfois de faire voyager plusieurs personnes à la fois, de différentes provenances, pour les faire arriver à bon port au même moment;
  • Suivant les orientations de l’équipe administrative, et à l’aide des outils déjà en place, vous effectuerez les suivis budgétaires mensuels des frais de déplacements de chacune des équipes;
  • Vous préparerez et effectuerez le suivi des demandes de visas;
  • Puisque vous êtes un fin organisateur, vous veillerez à tout dans les moindres détails afin de trouver le meilleur rapport qualité/prix;
  • Votre proactivité et votre souci du détail amèneront une saine gestion de nos frais reliés aux déplacements.

On dit de vous…

  • Vous détenez une formation en bureautique, combinée à une expérience pertinente en organisation de voyages d’affaires;
  • Vous êtes rigoureux pour planifier les tâches, mais également flexible pour vous adapter aux différentes personnalités qui vous entourent!
  • Vous êtes le gardien de la langue! Vous avez une excellente maîtrise du français, and your written and spoken English is flawless;
  • Vous maîtrisez la suite Microsoft et savez bien vous débrouiller avec les outils technologiques en général;
  • Faire face aux imprévus ne vous fait pas peur. Vous êtes capable de vivre dans un environnement changeant, où ça bouge à vitesse grand V, tout en y apportant votre organisation et votre rigueur;
  • Vous êtes une personne positive que l’on reconnaît pour accueillir les clients avec bonne humeur et professionnalisme;
  • Et bien sûr, vous êtes un joueur d’équipe!
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